מאוד מומלץ ליצור חתימה קבועה שתופיע באופן אוטומטי בכל אימייל חדש שתכתבו.
בד”כ נתחיל את החתימה בברכה קצרה ושורה לאחר מכן נרשום את שמנו. אם החתימה מיועדת לאימייל של מקום העבודה, מומלץ גם להוסיף מתחת את התפקיד שלכם ושורה מתחת את שם הארגון. בפוסט איך עושים קישור לאתר במייל, כתבתי גם כיצד להפוך את שם הארגון לקישור אל האתר של הארגון.
השלבים ליצירת חתימה קבועה בהודעת אימייל באאוטלוק
1. פתח הודעת אימייל חדשה 
(New Email).
2. לחץ על הכפתור חתימה 
(Signature ) שבקבוצה הכללה (Include), ובחר ב- חתימות… – (Signatures…)
3. לחץ על הלחצן “חדש“ (New), תן שם לחתימה ולחץ על “אישור“ (שים לב זהו רק שם החתימה ועדיין לא תוכן החתימה).
4. בחלונית שלמטה (שמתחת לכותרת “ערוך חתימה” Edit Signature ) הקלד החתימה שלך.
5. ניתן להוסיף תמונות, היפר קישור לאתר החברה, לעצב את הטקסט וכד’.
6. לחץ על כפתורי ה- אישור Ok לסיום.
החתימה תופיע כעת, בכל ההודעות החדשות.
אתם חייבים להיות מחוברים על מנת לשלוח תגובה.