מענה אוטומטי (מסייע "מחוץ למשרד")

כאשר אתם יוצאים לחופשה ורוצים שבאופן אוטומטי outlook יענה לכל מי ששלח לכם מייל, עם מייל המודיע שאתם בחופשה עד תאריך כך וכך,

השתמשו באופציה "מסייע מחוץ למשרד" של outlook.

ההגדרה של זה היא בשני שלבים:

א. הכנת מכתב התשובה שהנמענים יקבלו.

ב. הגדרת המענה האוטומטי.

א. הכנת מכתב התשובה:

גש לדואר ב- Outlook וצור מכתב חדש.
רשום בתוכן המכתב את הודעתך, משהו כמו: "אני בחופשה עד לתאריך 30/8 …"

שמור את המכתב באופציה "שמירה בשם" (לחצן אופיס ו"שמירה בשם") תן שם למכתב ומתחת לשם הקובץ ב- "שמור כסוג" , בחר בסוג "Outlook Template"

ב. הגדרת המענה האוטומטי

  1. גש לתפריט כלים – כללים והתראות.
  2. בכרטסת "כללי דואר אלקטרוני" לחץ על הכפתור "כלל חדש"
  3. בשלב 1, בחר ב"בדוק הודעות בעת הגעתן" (מופיע למטה, מתחת לכותרת "התחל מכלל ריק")
  4. עבור לשלב הבא (כפתור "הבא") ובחר באופציה הרביעית "נשלח אלי בלבד".
  5. עבור לשלב הבא ובחר באופציה "שלח מענה באמצעות תבנית ספציפית" ובחלונית שמתחת (חלונית שלב 2) לחץ על הקישור "תבנית ספציפית".
  6. יפתח חלון "פתיחת תבנית תשובה", בחר ב"חפש ב" באופציה "תבניות משתמש מערכת הקבצים", בחלון תוכל לראות את שם הדואר ששמרת בשלב א', לחץ עליו ולחץ על הכפתור "פתח".
  7. לחץ על השלב הבא, ושוב "הבא", תן שם לכלל ולחץ על "סיום".
מעוניינים בהדרכה אצלכם במשרד ?
קבלו פרטים על קורס אופיס לעסקים – או התקשרו לאתי 052-3253768

תגובות בפייסבוק

תגובות